以主人翁态度扎实推进，是信息化建设的成功之道

【 摘要 】 阐述了企业信息化系统给企业的管理带来的积极应用效果，以及企业在信息化建设的中的体会，以及如何更好的开展信息化的建设的具体作法

【 关键词 】 信息化系统建设；生产和管理应用效果；信息化建设的体会

【 Abstract 】 This paper expatiate enterprise information system take enterprise management into actively application effect and some experiences and method in their enterprise information-based systems construction and in order to the whole system operated smoothly

【 key words 】 information – based systems construction; production and management application effect; experiences in their enterprise information-based systems construction

    2004 年 12 月，北京首钢设计院正式与北京理正软件设计研究院确定合作关系，开始全面建设管理信息系统。经过两年多努力，我院的信息化工作取得了一定成绩，相继开发完成了设计生产管理系统、经营管理系统、综合查询及决策支持系统、产值管理系统、概算管理系统、总包工程管理系统、办公自动化系统、人力资源管理系统、档案管理系统等，覆盖了全院经营、生产和日常管理的方方面面。由于成效显著，我院的管理信息系统被建设部确定为 “ 十五 ” 攻关课题的信息化示范工程项目，同时获得 2006 年度北京市优秀设计项目一等奖。

    信息化建设的成功实践，使我们尝到了甜头，也加深了对信息化工作的认识。以下我们先简单介绍我院管理信息系统的实际应用效果，再谈几点信息化建设的体会；更全面的总结介绍，将在以后适当的时间进行。

一、积极的应用效果

    几年的信息化建设给首钢院带来许多可喜的变化，管理信息系统对生产和管理的促进作用日益显现：

1 、管理能力明显提高

    一是实现了项目计划的有序管理和动态管理。项目计划、 “ 四表 ” 计划的编制、任务分解、计划调整、计划执行全部在系统内完成，动态显示、动态监控。特别是通过项目实时监控界面，工程管理部及项目经理能动态、直观、准确地掌握各专业的计划执行情况，当计划节点显示黑色时表示尚未到期，显示绿色表示按计划完成，显示蓝色表示超计划完成，显示红色则表示计划没有完成；计划和实际完成时间同时显示，便于对比分析；计划和实际完成时间都由系统自动提取，不能随意更改，避免了人为因素影响结果的真实性；可以对某个节点的完成情况按时间、专业、处室、节点性质进行分类统计，多维度反映计划完成情况。

    二是院领导能及时了解全院的生产、经营信息，掌握第一手资料，做到心中有数，有助于提高管理的反应和决策速度。如院领导可以随时查看生产项目的进展、质量、资金到位、人员负荷情况，项目组织策划时也可以合理地进行调配。

2 、日常工作效率提高

    管理信息系统可以减轻大量机械的、重复性工作，从而提高工作效率。如生产项目的基本数据保持一致，在运行各类管理表单时都不再需要重复填写；在完成项目策划后可自动生成计划表；设计任务完成后可自动形成施工图图纸目录等。管理人员从烦琐的重复工作中解脱，可以致力于实质性管理工作。

    系统在为各级管理者提供各种统计、查询手段的同时，还积累了大量有价值的管理数据，如设计人员工时、项目工时、项目完成图纸、项目合同、到位资金、项目产值、核发产值等，工时统计数据为从产值管理过渡到工时管理提供依据；工程所耗费的人力资源统计数据为改进设计工作提供依据；员工所完成的工程任务及其所耗费的时间统计数据为员工绩效考评提供科学、客观的数据。

3 、设计管理更加规范

    管理信息系统强化了管理体系的执行力度， 提高了质量管理水平 。系统应用严格贯彻执行质量管理体系的规定和要求，各类工程文件的审核、批准、签发及流转等都在系统中留下签名或记录。一些质量管理过程得到有效控制，如综合计划人员没有下发项目设计任务书，设计项目经理就无法开展工作；设计项目经理没有下发设计进度计划安排，专业就无法进行专业计划分解；专业不做专业计划分解，就无法进行互提资料和设计成品提交等。管理人员还能对管理体系的执行情况动态监控，使职工执行质量管理体系规定的意识和自觉性大大增强。

    管理信息系统还使“工程进展情况周反馈”的制度真正落实，促使 项目经理认真填写，及时汇报， 工程管理部能针对问题及时、有效地给予指导。

档案管理系统实现了院内全部电子成品文件的系统化、自动化、规范化管理，有效解决了以前存在的电子文件管理混乱、使用率不高、管理手段落后，借阅不方便等问题。

4 、工作手段完全转变

    管理信息系统现已成为全院管理和生产人员一天都离不开的基本工作手段。全院与设计生产管理相关人员百分之百地使用系统，每天在线人数超过 700 人。截止 2007 年 3 月， 已有 740 多个设计项目在系统中立项，有 210 多个项目在系统中全流程运行，通过系统组织完成了 110 多个设计项目；系统中已保存各类项目质量表单近 30000 份，其中项目设计任务书 497 份，项目设计通知书 372 份，事前指导书 179 份，设计进度计划表 1369 份，互提资料 14750 份，发图通知单 12071 份；还有 593 份公文通过系统已办理完成， 37 份公文在办理中。可以看出，我 院信息化应用程度相当普及，实际应用效果也相当不错。

二、信息化建设的几点体会

    我院在信息化建设中体会最深的是：信息化是我们自己的事情，是为我院管理服务的，甲方不能只当 “ 甩手掌柜 ” ，把信息化项目作为 “ 交钥匙工程 ” 完全甩给软件公司。因此，以主人翁态度，全力以赴，扎实推进，就成为我院管理信息系统成功的根本保证。我们的具体做法是：

1 、思想重视，人员保障

    我院领导非常重视信息化工作，何巍院长亲自担任信息化项目领导小组组长，指定一位院领导担任实施小组组长，工程管理部部长、计算机室主任担任副组长，把管理信息系统确定为全院的重大管理项目，由工程管理部、计算机室共同负责项目的具体实施，两个部门各抽调了多名业务骨干，分别负责业务和软件系统的接口、联合开发和测试工作。

2 、定位明确，突出重点

    信息化建设的管理目标和管理需求一定要由甲方项目组组织确定。我院信息化管理的目标从一开始就非常明确，并且非常务实。我院从自身实际需要出发，选择项目计划管理和 设计生产管理作为建设和应用的重点，排除各种困难，坚定不移地推行，直到实现预期目标。

    我院项目实施小组的工作重心之一，就是牢牢地把握需求，利用我们熟悉本院业务、内部沟通便捷的优势，准确获取、把握需求的细节，再转化、传递给负责开发的理正公司。

3 、重视员工观念的转变，加强使用前的培训

    企业信息化建设的过程，是对企业管理理念、管理模式、管理手段和管理方法的重组。信息化在给企业带来便利的同时，也对员工提出了更高要求，对所有员工从观念到行为进行全面系统的培训，是信息化系统顺利实施的保证。在系统投入使用前，我院通过多种渠道，宣传信息化建设的重要性，组织人力进行各层次的、有针对性的反复培训，编制下发操作手册，帮助使用人员尽快熟悉、掌握操作要领。

4 、坚定不移地在全院推广应用

    在系统进入正式运行的关键阶段，也遇到不小的阻力，这时院领导态度非常坚决。院长在各种会议上强调系统运行是刚性任务，是强制性的，全院上下必须无条件执行，并且明确提出各部门的行政一把手是本部门系统运行的第一责任人，三个月后再不会使用就要“下课”。在设计生产管理系统运行过程中，我院对重视程度不够的干部职工进行了严格考核，对个别未达标的使用人员还扣除了当月奖金。这一“逼”一促，极大地推动了系统在全院范围内的运行，设计生产管理系统很快渡过了最艰难的前期运行阶段。

5 、周密细致的测试和试运行

    为保证 “ 万无一失 ” ，双方制定了周密的测试计划，除理正公司完成了正常的开发测试外，我院项目实施小组组织了大量的工程实例（真实数据）进行测试。通过对不同类型、不同规模、不同角色、完整项目的测试和试运行，发现问题、改进问题，不断完善和优化业务流程及软件功能，使得系统逐步完善、稳定，达到了正式运行的条件。测试也是一个培训的过程，在设计生产管理系统测试的关键阶段，我院组织十几名设计项目经理、部分专业负责人，全面参与项目的测试工作。在测试过程中，也完成了对这部分系统主要使用人员的提前培训。

6 、保证系统开发费用的投入

    我院管理信息系统到目前已投入直接和间接费用 500 万元，购置了最好的主机服务器；及时更新员工的计算机；建立正规的计算机培训中心；为系统开发创造了良好的开发和办公环境；把管理信息系统列为院技术开发项目，每年投入开发费用 30 多万元，用于开发人员的奖励等，这些都为系统顺利实施和应用奠定了坚实基础。

7 、以坦诚态度、规范化方式进行沟通、协作

    为了项目的顺利实施，我们和理正公司在沟通、协作上很下功夫，我院在互联网上开通了大容量的信息交换区，供双方传递信息和资料；双方的碰头会形成了制度，会上做好语音记录，会后整理成纪要、备忘和通报；对于需求报告等文档加强管理，做好版本控制；在项目的关键时期，双方几乎天天在一起讨论，经常进行到很晚；为了共同的目标，双方项目组的同志畅所欲言，有时会争论得很激烈，但最后总能冷静地化解矛盾，达成一致，并且建立了融洽的沟通、协作关系；遇到重大难题，双方的领导都能主动协调，解决难题。

8 、走合作开发之路，加快建设步伐

    我院有一支精干的计算机专业队伍，具有较强的软件开发能力。而理正公司为我们提供了强大开放的二次开发平台。由于这两个条件，我院项目实施小组在理正公司技术人员的培训、指导下，很快掌握了二次开发技术，不仅承担了系统日常维护、小的功能调整工作，还利用理正系统平台相继开发出产值管理系统和概算管理系统，加速了管理信息系统实施工作，收到良好的应用效果，也提高了自身技术水平。

    管理信息系统是首钢院管理创新的一项重要措施，系统的全面运行对强化内部管理水平，提高工作效率，圆满完成各项重点工程设计工作起到十分重要的保障和促进作用。我院信息化建设方面所取得的进步还是阶段性的，还将进行更多的探索和实践。希望能与兄弟院多交流经验体会，互相学习，共同提高。

作者简介：

董双良 现北京首钢设计院副院长 技术职称 高级工程师

从事设计院管理、项目工程管理工作

李东 现北京首钢设计院信息中心主任 技术职称： 高级工程师

从事信息化建设工作